26 esempi di firme email professionali e un generatore gratuito per creare la tua

Quasi tutti scrivono la firma una volta sola, di fretta, e non la guardano mai più. Finisce per essere quattro righe di testo grigio o un'immagine enorme che metà dei destinatari non vede mai. Intanto esce con ogni messaggio che invii, il che la rende il pezzo di design che ripeti più spesso.

Gli esempi qui sotto sono una scorciatoia. Ognuno è una firma finita per un tipo di lavoro preciso, così vedi che forma deve avere prima di scrivere una sola riga. Scegli quello più vicino, aprilo nel generatore e sostituisci i dati con i tuoi.

Cosa rende professionale una firma email

Una firma email professionale contiene il tuo nome, il tuo ruolo, l'azienda per cui lavori e uno o due modi con cui vuoi davvero essere contattato. La lista finisce quasi qui.

L'errore comune è trattarla come un posto in cui mettere tutto. Una firma con quattro numeri di telefono, sei icone social, una citazione, una nota legale e un banner non è più utile di una con un nome e un numero, è solo più lunga. Ogni riga in più diluisce quelle che contano e su un telefono i dettagli importanti finiscono fuori dalla prima schermata.

Due regole coprono quasi tutto. Restare entro cinque o sei righe di testo e assicurarsi che chiunque trovi il tuo nome e il tuo ruolo senza leggere con attenzione.

Modelli di firma email e quale usare

Ogni modello di firma email è una variazione di quattro impaginazioni. Scegliere prima l impaginazione rende piccole tutte le altre decisioni.

Impilata.

Nome, ruolo, azienda e contatti ognuno sulla sua riga, senza immagini. È il modello più stretto, ed è per questo che sopravvive agli schermi dei telefoni e ai riquadri di lettura che schiacciano tutto il resto.

Orizzontale con foto.

Una foto o un logo a sinistra, una linea verticale e i tuoi dati a destra. È il modello più comune nelle vendite e nella consulenza, e quello che ha più bisogno che il limite di 600 pixel venga rispettato.

Minimale, solo testo.

Tre o quattro righe e nient'altro. Brutta in un mockup, impeccabile nella pratica: si vede identica in ogni client, carica subito e non arriva mai come allegato.

Brandizzata con logo e codice QR.

Il logo aziendale sopra la linea divisoria e un codice QR accanto ai tuoi dati, così chi riceve ti salva come contatto con una scansione invece di ridigitare un indirizzo.

Se hai dubbi, parti da quella impilata. È il modello che si rompe con più grazia, e passare poi a una orizzontale ti costa due minuti.

Design della firma email: cosa tenere e cosa togliere

Il buon design di una firma email è soprattutto sottrazione. Quattro regole coprono quasi tutto.

Un solo colore accento, usato una volta.

Mettilo sulla linea divisoria o sul tuo nome, non su entrambi e non su ogni icona. Una firma con tre colori di marca si legge come un banner pubblicitario e non come un saluto.

Due corpi di testo, non di più.

Il tuo nome un po più grande, tutto il resto a un solo corpo. Usa una famiglia web-safe, perché un font che il destinatario non ha viene sostituito dal suo client e con esso se ne va la tua spaziatura.

Dalle respiro.

Una riga vuota tra il saluto e la firma, e una linea divisoria invece di un riquadro. Bordi e riempimenti di sfondo sono le prime cose che Outlook rimuove.

Controllala in modalità scura.

Un logo nero su sfondo trasparente sparisce in una casella scura. O gli metti dietro una placca chiara o usi una versione che si legge in entrambe le modalità.

La prova è semplice. Restringi la finestra alla larghezza di un telefono, leggila una volta e guarda se il tuo nome e il tuo ruolo sono le prime due cose che hai notato.

Come creare una firma email

1. Scegli un layout. Parti da uno orizzontale se vuoi una foto, oppure da uno impilato se scrivi soprattutto dal telefono.
2. Aggiungi nome, ruolo e azienda. Questi tre pesano più di tutto, quindi lasciali in alto.
3. Aggiungi un numero di telefono e un link. Resisti alla tentazione di metterne un secondo.
4. Carica un logo oppure una foto, non entrambi, a meno che tu non abbia spazio perché stiano comodi.
5. Applica il colore del tuo brand al divisore o al tuo nome. Un solo colore d'accento basta.
6. Copia la firma finita e incollala nel tuo client di posta seguendo i passaggi qui sotto.

Inizia a creare la tua

Come aggiungere una firma in Gmail

Apri Gmail, clicca sull'icona dell'ingranaggio, poi su Visualizza tutte le impostazioni. Resta sulla scheda Generali e scorri fino alla sezione Firma. Clicca su Crea nuova, dalle un nome e incolla la firma nel riquadro.

Sotto l'editor, imposta la nuova firma come predefinita per le email nuove e per le risposte. Sono due impostazioni distinte e Gmail le lascia entrambe vuote, ed è per questo che le firme spesso compaiono nei messaggi nuovi ma non nelle risposte.

Incolla la firma già renderizzata, non l'HTML grezzo. Gmail conserva la formattazione di un blocco copiato e ti mostrerà il codice come testo semplice se incolli il sorgente.

Come aggiungere una firma in Outlook

In Outlook sul web, apri Impostazioni, poi Posta, poi Scrivi e rispondi. Incolla la firma nell'editor e scegli se applicarla ai messaggi nuovi, alle risposte o a entrambi.

Nell'app desktop di Outlook, vai su File, Opzioni, Posta, poi Firme. La versione desktop renderizza l'HTML in modo diverso da quella web e rimuove parte dello stile, in particolare i colori di sfondo. Se la firma è corretta in Gmail e sbagliata in Outlook, la causa è quasi sempre questa. Tieni il layout semplice ed evita di affidarti alle campiture di sfondo.

Come aggiungere una firma in Apple Mail e su iPhone

In Apple Mail su Mac, apri Mail, poi Impostazioni, poi Firme. Prima di incollare, togli la spunta da "Usa sempre il font predefinito dei messaggi", altrimenti Apple Mail appiattirà la formattazione sul font predefinito.

Su iPhone, vai su Impostazioni, Mail, poi Firma. Le firme mobili sono solo testo semplice, quindi qui usa una versione breve: nome, ruolo e un link. Tieni la versione completa formattata sul desktop.

Dimensioni e limiti che tengono in piedi una firma

La maggior parte delle firme rotte si spiega con una manciata di numeri, non con il design.

Tieni la larghezza totale sotto i 600 pixel.

Tutto ciò che è più largo viene tagliato nei riquadri di lettura stretti e sui telefoni.

Non mettere mai i contatti dentro un'immagine.

Molti client bloccano le immagini per impostazione predefinita. Se nome e numero vivono dentro una grafica, per quei lettori spariscono. Tieni ogni dato come testo vero e considera le immagini una decorazione in più.

Ospita le tue immagini, non incorporarle.

Le immagini incorporate arrivano come allegati in alcuni client, sembrano spam e appesantiscono ogni messaggio.

Resta sotto i 100 KB in totale.

Gmail taglia i messaggi oltre i 102 KB circa, e una volta tagliato il messaggio la firma finisce dietro un link "Visualizza messaggio completo" che nessuno clicca.

Mantenere una firma coerente in tutto il team

Una firma è facile. Quaranta è il punto in cui tutto crolla, di solito entro un mese dal primo cambio di ruolo.

Dai a tutti lo stesso layout, lo stesso font, lo stesso colore d'accento e lo stesso ordine dei campi, poi lascia che i dati cambino. Il modo più rapido è un unico modello che ciascuno compila, invece di un documento che descrive come dovrebbe essere una firma sperando che venga seguito. I piani team di ConnectMachine tengono il layout in un solo posto, così una modifica al formato vale per tutti.

A chi serve

• Commerciali il cui primo contatto con un potenziale cliente è una email a freddo
• Recruiter che scrivono a candidati che devono poter rispondere facilmente
• Consulenti e freelance che vogliono che ogni proposta sembri solida
• Piccoli team che vogliono un aspetto coerente senza assumere un designer
• Chiunque rimandi da due anni la sistemazione della propria firma

In sintesi

La tua firma esce con ogni messaggio che invii, quindi merita venti minuti una volta sola invece di una scelta affrettata con cui convivi per anni. Tienila breve, lascia i dati come testo, dimensiona bene le immagini e controllala nei client che i tuoi destinatari usano davvero.