26 exemples de signatures e-mail professionnelles, et un générateur gratuit pour créer la vôtre

La plupart des gens rédigent leur signature une seule fois, à la hâte, et n'y reviennent jamais. Résultat: quatre lignes de texte gris, ou une image géante que la moitié des destinataires ne voit jamais. Pourtant elle part avec chaque message que vous envoyez, ce qui en fait l'élément de design que vous répétez le plus.

Les exemples ci-dessous sont un raccourci. Chacun est une signature finie pour un métier précis, vous voyez donc la forme qu'elle doit avoir avant d'écrire la moindre ligne. Choisissez le plus proche, ouvrez-le dans le générateur et remplacez les informations par les vôtres.

Une signature e-mail professionnelle contient votre nom, votre fonction, l'entreprise pour laquelle vous travaillez et un ou deux moyens par lesquels vous voulez vraiment être joint. La liste s'arrête presque là.

L'erreur courante consiste à en faire un fourre-tout. Une signature avec quatre numéros de téléphone, six icônes sociales, une citation, une mention légale et une bannière n'est pas plus utile qu'une signature avec un nom et un numéro, elle est juste plus longue. Chaque ligne superflue dilue celles qui comptent, et sur un téléphone les informations importantes sortent du premier écran.

Deux règles suffisent presque toujours. Tenez-vous à cinq ou six lignes de texte, et assurez-vous qu'on trouve votre nom et votre fonction sans lire attentivement.

Tout modèle de signature e-mail est une variation de quatre mises en page. Choisir la mise en page d'abord rend toutes les autres décisions minuscules.

Empilée.

Nom, fonction, entreprise et coordonnées chacun sur sa ligne, sans image. C'est le modèle le plus étroit, et c'est pourquoi il survit aux écrans de téléphone et aux volets de lecture qui écrasent tout le reste.

Horizontale avec photo.

Une photo ou un logo à gauche, un filet vertical, puis vos informations à droite. Le modèle le plus courant en vente et en conseil, et celui qui exige le plus de respecter la limite de 600 pixels de large.

Minimale, texte seul.

Trois ou quatre lignes, rien de plus. Laide en maquette, impeccable en pratique : elle s'affiche à l'identique dans tous les clients, se charge instantanément et n'arrive jamais en pièce jointe.

Avec logo et code QR.

Le logo de l'entreprise au-dessus du filet et un code QR à côté de vos coordonnées, pour que le destinataire vous enregistre en un scan plutôt qu'en retapant une adresse.

En cas de doute, commencez par l'empilée. C'est le modèle qui se dégrade le plus élégamment, et passer ensuite à une horizontale vous coûte deux minutes.

Un bon design de signature e-mail relève surtout de la soustraction. Quatre règles couvrent presque tout.

Une seule couleur d'accent, utilisée une fois.

Placez-la sur le filet ou sur votre nom, pas sur les deux ni sur chaque icône. Une signature qui porte trois couleurs de marque se lit comme une bannière publicitaire, pas comme une formule de politesse.

Deux tailles de texte, pas plus.

Votre nom un peu plus grand, tout le reste à une seule taille. Utilisez une famille web-safe : une police que votre destinataire n'a pas est remplacée par son client, et vos espacements partent avec.

Laissez-lui de la place.

Une ligne vide entre la formule de politesse et la signature, et un filet plutôt qu'un cadre. Les bordures et les fonds colorés sont les premières choses qu'Outlook supprime.

Vérifiez-la en mode sombre.

Un logo noir sur fond transparent disparaît dans une boîte sombre. Placez une plaque claire derrière ou utilisez une version lisible dans les deux modes.

Le test est simple. Réduisez la fenêtre à la largeur d'un téléphone, lisez la signature une fois et voyez si votre nom et votre fonction sont les deux premières choses remarquées.

1. Choisissez une mise en page. Optez pour une version horizontale si vous voulez une photo, ou empilée si vous écrivez surtout depuis un téléphone.
2. Ajoutez votre nom, votre fonction et votre entreprise. Ces trois éléments comptent le plus, placez-les en haut.
3. Ajoutez un numéro de téléphone et un lien. Résistez à l'envie d'en ajouter un deuxième.
4. Téléversez un logo ou une photo, pas les deux, sauf si vous avez la place de les faire cohabiter.
5. Appliquez la couleur de votre marque au séparateur ou à votre nom. Une seule couleur d'accent suffit.
6. Copiez la signature finie et collez-la dans votre client e-mail en suivant les étapes ci-dessous.

Créez la vôtre

Ouvrez Gmail, cliquez sur l'icône d'engrenage, puis sur Voir tous les paramètres. Restez sur l'onglet Général et faites défiler jusqu'à la section Signature. Cliquez sur Créer, donnez-lui un nom, puis collez votre signature dans le cadre.

Sous l'éditeur, définissez votre nouvelle signature par défaut pour les nouveaux e-mails et pour les réponses. Ce sont deux réglages distincts et Gmail les laisse vides par défaut, d'où les signatures qui apparaissent sur les nouveaux messages mais pas sur les réponses.

Collez la signature rendue plutôt que le HTML brut. Gmail conserve la mise en forme d'un bloc copié et affichera le code en texte brut si vous collez la source.

Dans Outlook sur le web, ouvrez Paramètres, puis Courrier, puis Rédiger et répondre. Collez votre signature dans l'éditeur et choisissez si elle s'applique aux nouveaux messages, aux réponses ou aux deux.

Dans l'application de bureau Outlook, allez dans Fichier, Options, Courrier, puis Signatures. La version bureau interprète le HTML différemment de la version web et supprime une partie du style, notamment les couleurs d'arrière-plan. Si votre signature est correcte dans Gmail et fausse dans Outlook, c'est presque toujours la cause. Gardez une mise en page simple et évitez de dépendre des fonds colorés.

Dans Apple Mail sur Mac, ouvrez Mail, puis Réglages, puis Signatures. Avant de coller, décochez "Toujours utiliser la police par défaut", sinon Apple Mail aplatira votre mise en forme sur la police par défaut.

Sur iPhone, allez dans Réglages, Mail, puis Signature. Les signatures mobiles sont en texte brut uniquement, utilisez donc une version courte: votre nom, votre fonction et un lien. Gardez la version complète mise en forme sur ordinateur.

La plupart des signatures cassées tiennent à quelques chiffres, pas au design.

Gardez une largeur totale inférieure à 600 pixels.

Au-delà, tout se retrouve coupé dans les volets de lecture étroits et sur les téléphones.

Ne mettez jamais vos coordonnées dans une image.

De nombreux clients bloquent les images par défaut. Si votre nom et votre numéro vivent dans un visuel, ils disparaissent pour ces lecteurs. Gardez chaque information en texte réel et traitez les images comme une décoration.

Hébergez vos images, ne les intégrez pas.

Les images intégrées arrivent en pièces jointes dans certains clients, ce qui ressemble à du spam et alourdit chaque message.

Restez sous 100 Ko au total.

Gmail tronque les messages au-delà d'environ 102 Ko, et une fois le message tronqué votre signature se retrouve derrière un lien "Afficher tout le message" que personne ne clique.

Une signature, c'est facile. Quarante, c'est là que tout s'effondre, en général dans le mois qui suit un changement de poste.

Donnez à tout le monde la même mise en page, la même police, la même couleur d'accent et le même ordre de champs, puis laissez les informations varier. Le plus rapide est un modèle unique que chacun remplit, plutôt qu'un document décrivant à quoi devrait ressembler une signature en espérant qu'il soit suivi. Les offres équipe de ConnectMachine gardent la mise en page à un seul endroit, si bien qu'un changement de format s'applique à tous.

• Les commerciaux dont le premier contact avec un prospect est un e-mail à froid
• Les recruteurs qui écrivent à des candidats ayant besoin de recontacter facilement
• Les consultants et indépendants qui veulent que chaque proposition inspire confiance
• Les petites équipes qui veulent un rendu cohérent sans embaucher de designer
• Toute personne qui se promet de corriger sa signature depuis deux ans

Votre signature part avec chaque message que vous envoyez, elle mérite donc vingt minutes une bonne fois plutôt qu'un choix précipité que vous garderez des années. Faites court, gardez les informations en texte, dimensionnez correctement les images et vérifiez-la dans les clients que vos destinataires utilisent vraiment.