26 примеров профессиональных подписей для почты и бесплатный генератор для вашей

Большинство пишет подпись один раз, второпях, и больше к ней не возвращается. В итоге получается четыре строки серого текста или огромная картинка, которую половина получателей вообще не видит. При этом она уходит с каждым письмом, а значит это самый повторяемый элемент дизайна, который у вас есть.

Примеры ниже это короткий путь. Каждый из них законченная подпись для определённого рода занятий, так что вы увидите нужную форму ещё до того, как напишете первую строчку. Выберите ближайший, откройте его в генераторе и подставьте свои данные.

Что делает подпись для почты профессиональной

В профессиональной подписи есть ваше имя, должность, компания, в которой вы работаете, и один-два способа связи, которыми вы действительно хотите пользоваться. Это почти весь список.

Обычная ошибка - считать её местом, куда можно засунуть всё. Подпись с четырьмя телефонами, шестью иконками соцсетей, цитатой, юридической оговоркой и баннером не полезнее подписи с именем и номером, она просто длиннее. Каждая лишняя строка размывает нужные, а на телефоне важные детали уходят за пределы первого экрана.

Двух правил хватает почти на всё. Держите её в пределах пяти-шести строк текста и убедитесь, что имя и должность видно, не вчитываясь.

Шаблоны подписи для почты и какой выбрать

Любой шаблон подписи это вариация одной из четырёх схем. Если сначала выбрать схему, остальные решения становятся мелкими.

В столбик.

Имя, должность, компания и контакты каждый на своей строке, без картинок. Это самый узкий шаблон, поэтому он выживает на экранах телефонов и в панелях чтения, которые сминают всё остальное.

Горизонтальная с фотографией.

Слева фотография или логотип, вертикальная линия, справа ваши данные. Самый частый шаблон в продажах и консалтинге и тот, которому сильнее всего нужен предел ширины в 600 пикселей.

Минималистичная, только текст.

Три или четыре строки и ничего больше. В макете выглядит скучно, на практике безупречно: одинаково отображается во всех клиентах, грузится мгновенно и никогда не приходит вложением.

Фирменная, с логотипом и QR-кодом.

Логотип компании над разделителем и QR-код рядом с контактами, чтобы получатель сохранил вас одним сканированием, а не набирал адрес заново.

Если сомневаетесь, начните со столбика. Этот шаблон ломается изящнее всех, а переход к горизонтальному потом займёт две минуты.

Дизайн подписи для почты: что оставить и что убрать

Хороший дизайн подписи это в основном вычитание. Четыре правила покрывают почти всё.

Один акцентный цвет, использованный один раз.

Поставьте его на разделитель или на имя, но не на оба сразу и не на каждую иконку. Подпись с тремя фирменными цветами читается как рекламный баннер, а не как подпись.

Два размера шрифта, не больше.

Имя чуть крупнее, всё остальное одним размером. Берите веб-безопасное семейство: шрифт, которого нет у получателя, почтовый клиент заменит, а вместе с ним поедут и все ваши отступы.

Дайте ей воздуха.

Пустая строка между прощанием и подписью и линия-разделитель вместо рамки. Рамки и цветные заливки Outlook убирает первыми.

Проверьте её в тёмной теме.

Чёрный логотип на прозрачном фоне исчезает в тёмном ящике. Либо подложите под него светлую плашку, либо используйте версию, читаемую в обеих темах.

Проверка простая. Сузьте окно до ширины телефона, прочитайте подпись один раз и посмотрите, оказались ли имя и должность первыми, что вы заметили.

Как создать подпись для почты

1. Выберите макет. Начните с горизонтального, если нужна фотография, или с вертикального, если вы чаще пишете с телефона.
2. Добавьте имя, должность и компанию. Эти три пункта весят больше всего, поставьте их сверху.
3. Добавьте один телефон и одну ссылку. Не поддавайтесь соблазну добавить вторые.
4. Загрузите логотип или фотографию, но не оба сразу, если только у вас нет места, чтобы они разместились свободно.
5. Задайте фирменный цвет разделителю или своему имени. Одного акцентного цвета достаточно.
6. Скопируйте готовую подпись и вставьте её в почтовый клиент по шагам ниже.

Начните собирать свою

Как добавить подпись в Gmail

Откройте Gmail, нажмите на значок шестерёнки, затем «Все настройки». Оставайтесь на вкладке «Общие» и прокрутите до раздела «Подпись». Нажмите «Создать», дайте ей название и вставьте подпись в поле.

Под редактором назначьте новую подпись по умолчанию для новых писем и для ответов. Это разные настройки, и Gmail оставляет обе пустыми, поэтому подпись часто появляется в новых письмах, но не в ответах.

Вставляйте готовую подпись, а не исходный HTML. Gmail сохраняет форматирование скопированного блока, а исходный код покажет обычным текстом.

Как добавить подпись в Outlook

В веб-версии Outlook откройте «Параметры», затем «Почта», затем «Создание и ответ». Вставьте подпись в редактор и выберите, применять ли её к новым письмам, к ответам или к обоим.

В настольном приложении Outlook откройте «Файл», «Параметры», «Почта», затем «Подписи». Настольная версия отображает HTML не так, как веб-версия, и убирает часть стилей, особенно фоновые цвета. Если в Gmail подпись выглядит правильно, а в Outlook нет, причина почти всегда в этом. Держите макет простым и не полагайтесь на фоновые заливки.

Как добавить подпись в Apple Mail и на iPhone

В Apple Mail на Mac откройте «Почта», затем «Настройки», затем «Подписи». Перед вставкой снимите галочку «Всегда использовать шрифт сообщений по умолчанию», иначе Apple Mail сведёт форматирование к шрифту по умолчанию.

На iPhone откройте «Настройки», «Почта», затем «Подпись». Мобильные подписи только текстовые, поэтому используйте короткий вариант: имя, должность и ссылку. Полную оформленную версию оставьте для компьютера.

Размеры и ограничения, при которых подпись работает

Большинство сломанных подписей объясняется несколькими цифрами, а вовсе не дизайном.

Держите общую ширину меньше 600 пикселей.

Всё, что шире, обрезается в узких панелях чтения и на телефонах.

Никогда не помещайте контактные данные внутрь картинки.

Многие клиенты по умолчанию блокируют изображения. Если имя и номер живут внутри графики, для таких читателей они исчезают. Оставляйте все данные настоящим текстом, а изображения используйте как украшение сверху.

Размещайте изображения на хостинге, а не встраивайте их.

Встроенные изображения в некоторых клиентах приходят вложениями, это выглядит как спам и утяжеляет каждое письмо.

Не выходите за 100 КБ в сумме.

Gmail обрезает письма примерно после 102 КБ, и после обрезки подпись прячется за ссылкой «Показать всё сообщение», по которой никто не кликает.

Как сохранить единый вид подписи в команде

Одна подпись - это просто. На сорока всё разваливается, обычно через месяц после того, как кто-то сменил должность.

Дайте всем один макет, один шрифт, один акцентный цвет и один порядок полей, а данные пусть различаются. Быстрее всего это делается через единый шаблон, который каждый заполняет сам, а не через документ с описанием того, какой должна быть подпись, в надежде, что его прочитают. В командных тарифах ConnectMachine макет хранится в одном месте, поэтому изменение формата применяется ко всем сразу.

Кому это нужно

• Менеджерам по продажам, у которых первый контакт с клиентом - холодное письмо
• Рекрутерам, которые пишут кандидатам и хотят, чтобы им легко было ответить
• Консультантам и фрилансерам, которым важно, чтобы каждое предложение выглядело солидно
• Небольшим командам, которым нужен единый вид без найма дизайнера
• Всем, кто уже два года собирается починить свою подпись

Итог

Подпись уходит с каждым письмом, поэтому она стоит двадцати минут один раз, а не поспешной догадки, с которой вы живёте годами. Держите её короткой, оставляйте данные текстом, задавайте изображениям правильный размер и проверяйте её в тех клиентах, которыми реально пользуются ваши получатели.