Сканер визиток для Salesforce: сканы прямо в вашу воронку
Salesforce не станет разбирать визитки, лежащие у вас в сумке. Разбираем, как выбрать сканер, каков точный маршрут от скана до лида через Zapier и что запись лида требует, прежде чем согласится сохраниться.
У сканера визиток для Salesforce ровно одна задача: превратить визитку у вас в руке в запись лида, которая сохранится без ошибки. Большинство неплохо справляются с распознаванием и проваливают сохранение, потому что Salesforce требует поля, которых на визитке никогда не было.
У каждого продавца один и тот же ящик. Бейдж с конференции, гостиничная ручка и сорок визиток от людей, которым тогда было интересно. Ниже маршрут, который разбирает этот ящик без ручного ввода: ConnectMachine сканирует визитку, а Zap создаёт лид в Salesforce. И заодно те части записи лида, которые в одиннадцать вечера всё равно не пройдут валидацию, если их пропустить. Последний раздел про ту версию задачи, которая важнее всего: собрать лиды с целого мероприятия, а не по одной визитке.
Короткий ответ
Откройте публичный шаблон Create Salesforce leads from new ConnectMachine contacts в Zapier, подключите оба аккаунта, сопоставьте поля, которых требует Salesforce, запустите один тест и включите Zap. С этого момента каждый контакт, добавленный в ConnectMachine, включая созданные сканированием визитки, приходит в Salesforce как лид без повторного набора.
Успех дела решают два момента, характерных для Salesforce. Шаблон пишет лиды, а не контакты, и этот выбор незаметно определяет вашу отчётность на месяцы вперёд. И Salesforce самый строгий получатель из всего набора в том, что запись обязана иметь перед сохранением, поэтому реальное время уходит именно на шаг сопоставления полей.
Открыть шаблон Zap для Salesforce
Как выбрать сканер визиток для Salesforce
Поищите лучший сканер визиток для Salesforce и получите список приложений без всякой возможности понять, какую задачу решает каждое. На деле маршрутов всего четыре, и подходящий зависит от того, сколько визиток у вас и является ли Salesforce единственным местом, куда должен попасть человек. Прежде чем что-то покупать, спросите администратора, что уже установлено: возможности org в Salesforce зависят от редакции и от того, что пришло из AppExchange, поэтому никто за пределами вашей компании не скажет, что у вас уже есть.
Импорт CSV для накопившейся пачки
Стопка визиток с мероприятия трёхнедельной давности это разовая работа, а не автоматизация. Прогоните пачку в браузере через бесплатный массовый сканер визиток, который обрабатывает 10 карточек за раз и выгружает CSV, Excel или vCard без регистрации, а затем загрузите файл штатными средствами импорта Salesforce. Собирать Zap ради задачи, которая заканчивается сегодня, пустая трата сил.
Сканер из AppExchange, когда Salesforce это весь мир
Сканеры визиток, которые ставятся внутрь org, пишут лиды напрямую и никогда не покидают Salesforce. Это самый короткий путь, когда каждый встреченный человек это запись для продаж, а вся команда живёт в CRM. Проверьте модель оплаты до того, как связывать себя обязательствами: большинство берут плату за пользователя в месяц и за кредиты сканирования. И выясните, что произойдёт с данными, если вы однажды удалите приложение.
ConnectMachine с Zapier для ровного потока
Визитки приходят по одной-две круглый год, и именно этот поток стоит автоматизировать. Сканируйте на месте, сохраняйте заметки и место знакомства, и пусть Zap положит лид в Salesforce ещё до того, как вы выйдете из здания. Слой фиксации находится вне CRM, поэтому тот же скан может дойти ещё и до Slack или до цепочки писем, без того чтобы делать работу трижды.
Вообще ничего, когда визитка это не лид
Маршрут, который все пропускают. Не каждый встреченный человек относится к воронке, и оформление всех подряд лидами именно так и лишает конверсию всякого смысла. Сначала зафиксируйте их, а потом решите, кого из них должен увидеть Salesforce.
Сначала определитесь: лид или контакт
Это решение определяет судьбу всей настройки, и принимается оно до любого шага в Zapier. Salesforce держит неквалифицированных людей как лиды, а квалифицированных как контакты, привязанные к аккаунту. Опубликованный шаблон создаёт лиды, и это отвечает тому, как большинство собирает визитки: вы с кем-то познакомились, вы пока не знаете, будет ли сделка, а объект лид это ровно тот отстойник, который Salesforce для этого и придумал.
Оставляйте лиды, если визитки от потенциальных клиентов
Залы конференций, выставки и холодные знакомства дают людей, которых вашей команде ещё предстоит квалифицировать. Оставляя их лидами, вы держите их вне иерархии аккаунтов до тех пор, пока кто-то не решит, что им там место, и позволяете процессу конвертации Salesforce сделать перевод как положено.
Смените действие, если визитки от уже знакомых
Партнёры, поставщики и действующие клиенты не лиды, и оформление их как лидов портит вашу отчётность. Замените в шаблоне шаг Salesforce на Create Contact или добавьте фильтр Zapier, чтобы по маршруту лида шли только те визитки, которые стоит квалифицировать.
Ошибитесь здесь, и вы узнаете об этом через три месяца, когда конверсия лидов перестанет что-либо значить, потому что половина записей никогда лидами не была. Решите один раз, в самом начале, и вся остальная настройка станет механической.
Что понадобится
- Org в Salesforce, редакция которой допускает доступ по API, ведь именно так Zapier в неё пишет. Если вы не администратор, уточните это до сборки, а не разбирайтесь потом с неработающим подключением.
- Право создавать лиды, а также список полей, которые администратор сделал обязательными, и правил валидации, срабатывающих при сохранении.
- Аккаунт Zapier. Сначала проверьте свой тариф: часть CRM-подключений Zapier относит выше бесплатного уровня, и Salesforce как раз из тех приложений, на которые распространяется эта политика.
- Доступ к Zapier на вашем тарифе ConnectMachine: платная подписка, место в корпоративной лицензии или активный пробный период Premium. Тариф Individual стоит 5,99 $ в месяц или 59,99 $ в год.
Ничто из этого не требует URL вебхука. ConnectMachine поставляется как нативное приложение Zapier, поэтому подключение это вход в аккаунт, а в документации Zapier собраны требования, области доступа OAuth и полный справочник полей. Всё дальше касается стороны Salesforce.
Пошагово: из ConnectMachine в Salesforce
1. Сначала изучите требования вашего администратора
Откройте объект Lead в настройках и выпишите каждое обязательное поле и каждое правило валидации, срабатывающее при сохранении. Десять минут здесь экономят час чтения сообщений об ошибках Zapier потом, и это тот шаг, который пропускают все.
2. Отсканируйте визитку, затем откройте шаблон
Zapier строит сопоставление на реальной записи из вашего аккаунта, поэтому отсканируйте кого-нибудь до начала. Затем возьмите шаблон Create Salesforce leads from new ConnectMachine contacts, а не пустой Zap: он приходит с уже подключёнными триггером New Contact и действием создания лида в Salesforce.
3. Подключите оба аккаунта и проверьте, какая org
ConnectMachine пускает вас через Google или код на почту, но никогда не через пароль. Salesforce затем спрашивает, какую org авторизовать, и вот здесь пропадают целые вечера: подключаешь песочницу, а потом гадаешь, почему в продакшене пусто. Экран согласия и стоящие за ним области доступа описаны в документации Zapier.
4. Заполните всё, на чём настаивает Salesforce
Пройдитесь по списку из первого шага. Фамилия и компания это минимум для стандартного лида; ваша org почти наверняка добавила источник лида, регион, правило назначения владельца или что-то, что проверяет правило валидации. Сопоставьте всё это до теста.
5. Отправьте один лид, откройте его и опубликуйте
Посмотрите на запись в Salesforce так, как посмотрел бы продавец, которому она достанется. Если компания указана верно, источник пригоден для отчётов, а заметки лежат в месте, где их найдут, публикуйте Zap.
Сопоставьте и проверьте поля лида
Триггер отдаёт Zapier структурированный контакт, а не кусок текста, и именно поэтому сопоставление получается коротким. Полный список полей есть в документации. Здесь важно другое: Salesforce строже любого другого получателя из набора, поэтому сопоставление это не столько про охват, сколько про то, чтобы удовлетворить объект.
- Сопоставляйте имя и фамилию по отдельности. ConnectMachine уже разделяет их, так что не пихайте полное имя в поле фамилии, теряя это разделение.
- Задайте полю компании запасное значение. На визитке фрилансера компании часто нет вовсе, а пустая компания самая частая причина, по которой лид отказывается сохраняться.
- Поставьте источнику лида фиксированное значение, по которому можно строить отчёты. Что-то вроде Скан на мероприятии через месяцы подскажет, откуда на самом деле пришла воронка, а добавить его сейчас ничего не стоит.
- Отправляйте заметки из ConnectMachine и значение места знакомства в описание лида или в пользовательское поле. Именно этот контекст отличает имя от разговора, который можно возобновить.
- Необязательные поля Salesforce лучше оставить пустыми, чем заполнить текстом-заглушкой, который потом придётся вычищать.
Тестируйте на реально отсканированном контакте, а не на типовом образце Zapier. Salesforce применяет ограничения на длину полей, до которых образец никогда не дотягивает, поэтому вы охотитесь за визиткой старшего директора по стратегическим партнёрствам и развитию бизнеса, чья должность длиннее поля, в котором ей полагается уместиться.
Как избежать дублей лидов
Прочитайте это до включения Zap. Приложение ConnectMachine в Zapier не публикует действие поиска, поэтому привычная схема найти или создать недоступна, и Zap пишет без проверки. В отличие от HubSpot, в Salesforce нет дедупликации, работу которой можно считать включённой по умолчанию, и это делает данную интеграцию более рискованной из двух, если оставить её без защиты.
Salesforce умеет сверять входящие лиды с уже имеющимися записями, но предупредит ли он, заблокирует или молча пропустит запись, целиком зависит от того, как ваш администратор настроил правила сопоставления и дублей. Не гадайте. Откройте правила, прочитайте, что они делают при создании, и только потом решайте, сколько защиты придётся взять на себя вашему Zap.
- Не считайте Zap шагом уборки. Объединение дублирующихся лидов происходит в Salesforce, вручную или через ваши собственные правила дублей.
- Не считайте, что правила дублей включены или что они блокируют, а не просто предупреждают.
- Не запускайте его без фильтра, если вы ещё и импортируете списки в ConnectMachine, иначе один импорт превратится в сотни записей в Salesforce.
- Не считайте, что отредактированный в Salesforce лид вернётся обратно. Не вернётся.
Практическая защита это шаг фильтра Zapier между триггером и действием: продолжать только если у контакта есть адрес электронной почты и, если вы помечаете контакты тегами в ConnectMachine, только если тег говорит, что этот человек относится к воронке. Оба условия занимают минуту, а в org, где отдел sales ops ежеквартально проверяет дубли лидов, именно они избавляют вас от этой встречи.
Что запускает Zap
Отдельного триггера на сканирование нет. New Contact срабатывает на любой созданный в ConnectMachine контакт, так что таблица, импортированная в понедельник, в тот же понедельник откроет лиды в вашей воронке. Именно фильтрация удерживает триггер в честных рамках относительно того, какие визитки заслуживают записи лида.
Документация описывает весь набор: три триггера, два действия и значение source, которое позволяет не дать двум Zap кормить друг друга.
Разбор проблем на стороне Salesforce
Salesforce отклоняет тест
Обычно это обязательное поле, которому ничего не сопоставлено, или правило валидации, честно делающее свою работу. Ошибка называет, что именно не прошло, так что сопоставьте поле или спросите администратора, какое правило срабатывает, и запустите заново.
Лиды попадают не туда
Проверьте, какую org вы авторизовали и не переназначает ли владельца правило назначения уже после записи. И то и другое выглядит как сбой Zap, хотя ни то ни другое им не является.
Лид сохраняется, но описание обрезано
Это ограничение длины поля в Salesforce, а не ошибка сопоставления. Длинным заметкам нужно поле типа длинного текста вместо стандартного описания, и это изменение администратор делает один раз.
Zapier сообщает, что подключение к Salesforce требует более высокого тарифа
Часть CRM-подключений Zapier относит выше своего бесплатного уровня. Это вопрос тарифа Zapier, а не чего-либо на стороне ConnectMachine или Salesforce.
Отказы подключения, отсутствие тестовых данных, 410 Gone на триггере и остальные сбои на стороне ConnectMachine разобраны в разделе по устранению неполадок Zapier.
Другие готовые сценарии
Salesforce лишь один из опубликованных шаблонов. Тот же скан может стать контактом в HubSpot, сообщением в Slack, письмом-напоминанием в Gmail или лидом в Close. Отправлять новый лид в канал Slack параллельно с записью в Salesforce это связка, к которой в итоге приходит большинство отделов продаж: воронка получает запись, а зал получает уведомление, пока человек ещё рядом.
Если ваша CRM это HubSpot, тот маршрут разобран в руководстве по сканеру визиток для HubSpot, и контакт HubSpot требует куда меньше, чем лид Salesforce. На странице интеграции с Zapier собраны актуальные шаблоны с открытием в один клик, включая те, что пишут внутрь ConnectMachine, а не наружу.
Посмотреть все Zap для ConnectMachineФиксация внутри Salesforce против ConnectMachine с Zapier
Где выигрывает фиксация внутри Salesforce
Одна система, один вход, ничего поддерживать между двумя поставщиками. Если Salesforce единственный источник истины, каждый встреченный человек это запись для продаж, а вся команда и так живёт в CRM, самый короткий путь тот, который из неё не выходит.
Где выигрывает ConnectMachine с Zapier
Фиксация отделена от CRM. Люди, которых вы пока не готовы переводить в лиды, всё равно сохраняются с заметками, один и тот же скан может дойти сразу до нескольких инструментов, а собранная вами сеть остаётся вашей при смене работодателя или смене CRM в компании. Продавцы уходят. Org мигрируют. Визитки должны пережить и то и другое.
Разумная проверка: если на вопрос, что происходит с визиткой, которая ещё не лид, ответ звучит как её выбрасывают, фиксируйте внутри Salesforce. Если ответ в том, что человека хочется сохранить, держите его в менеджере контактов и позвольте Zap решать, что увидит Salesforce. Для команды, работающей в зале на мероприятиях, рабочий процесс менеджера по продажам описывает, как выглядит фиксация до того, как что-либо доходит до воронки.
Сбор лидов в Salesforce с целого мероприятия, а не с одной визитки
Одна визитка это задача настройки. Шестьдесят визиток за два дня это уже другая задача, и именно она реально стоит вам воронки. Описанный выше Zap справляется с обеими, но случай с объёмом требует двух решений, принятых до мероприятия, а не во время него.
Договоритесь о теге заранее
Условьтесь об одном теге в ConnectMachine, который означает, что человек относится к воронке, и добейтесь, чтобы им пользовалась вся команда. Фильтр Zapier читает именно этот тег, так что разница между чистым импортом с мероприятия и четырьмя сотнями неквалифицированных лидов это одно слово, о котором все договорились заранее.
Ставьте источником лида мероприятие, а не канал
Статический источник вида Скан на мероприятии сообщает вам канал. Источник с названием конкретного мероприятия сообщает, какой стенд себя окупил. Поменяйте статическое значение в Zap утром открытия и верните обратно после, и отчётность по воронке ответит на вопрос, который ваш финансовый отдел уже задаёт.
В зале скорость фиксации важнее полноты. Отсканировали, добавили строчку о том, что обсудили, пошли дальше; Zap наполняет CRM, пока вы уже говорите со следующим человеком. Как это выглядит на практике для команды у стенда, описано в материалах сбор визиток на конференции и сбор лидов на мероприятиях.
Частые вопросы
Какой сканер визиток для Salesforce лучше?
Как перенести сканы визиток в Salesforce?
Zap создаёт в Salesforce лид или контакт?
Почему Salesforce отклоняет лид, который создаёт мой Zap?
Создаст ли Zap дубли лидов в Salesforce?
Zap из ConnectMachine в Salesforce это двусторонняя синхронизация?
Будет ли Zap отправлять и контакты, которые я не сканировал?
Сколько стоит Zap для Salesforce?
Сканируйте, затем автоматизируйте
Занесите визитку в Salesforce, пока её не забрал ящик стола.
Сканируйте визитки в ConnectMachine и позвольте одному Zap создавать лид в Salesforce. Откройте публичный шаблон, подключите оба аккаунта, и следующий скан придёт в воронку вместе с вашими заметками.
ConnectMachine на первом месте в Google
Добавьте нас в предпочитаемые источники, и наши руководства будут выше при следующем поиске.