Il modo migliore per organizzare i biglietti da visita è digitalizzarli entro un giorno da quando li ricevi, aggiungere una nota su dove hai conosciuto la persona e archiviarli in base a come li cercherai in seguito. Per raccolte piccole i sistemi cartacei funzionano ancora. Ecco cinque metodi e come scegliere quello giusto.
Cinque modi per organizzare i biglietti da visita
| Metodo | Ideale per | Si può cercare? | Conserva il contesto? |
|---|---|---|---|
| 1. Raccoglitore o porta biglietti da visita | Meno di 100 biglietti che consulti di rado | No | Solo se scrivi sul biglietto |
| 2. Schedario in ordine alfabetico | Chi lavora soprattutto alla scrivania | Solo per nome | Solo se scrivi sul biglietto |
| 3. Foglio di calcolo | Chi non ha problemi a inserire dati a mano | Sì | Se aggiungi una colonna per le note |
| 4. Rubrica del telefono | Pochi biglietti alla volta | Sì | In parte |
| 5. App per scansionare biglietti da visita | Chiunque raccolga biglietti con regolarità | Sì | Sì, con note e tag |
Un raccoglitore o un porta biglietti da visita
Le buste trasparenti in plastica ti permettono di vedere entrambi i lati di ogni biglietto. Raggruppali per settore o per evento e, prima di archiviarli, scrivi sul retro la data e il luogo dell'incontro.
Lo svantaggio: un raccoglitore non si può cercare e resta sulla scrivania proprio quando ti serve un contatto fuori ufficio.
Uno schedario in ordine alfabetico
Uno schedario rotativo o una scatola per biglietti ordinata per cognome o azienda funziona se cerchi i contatti dalla scrivania. Usa i divisori con le linguette per le categorie che consulti più spesso.
Lo svantaggio: puoi cercare le persone in un solo modo, e la scatola diventa più pesante ogni anno.
Un foglio di calcolo
Trascrivi ogni biglietto in un foglio con colonne per nome, azienda, ruolo, email, telefono, evento, data dell'incontro e note. Puoi ordinarlo, filtrarlo e importarlo in seguito in un CRM.
Lo svantaggio: digitare ogni biglietto a mano è lento, e dopo un evento il lavoro si accumula in fretta. Un'app scanner può compilare il foglio al posto tuo: scopri come scansionare i biglietti da visita in Excel.
La rubrica del telefono
Aggiungi ogni biglietto come contatto e usa il campo note per indicare dove vi siete conosciuti. Sia iPhone sia Android possono estrarre i dati da una foto, con un po' di pazienza.
Lo svantaggio: i contatti di lavoro finiscono mescolati con amici e parenti, e non c'è un modo semplice per vedere chi hai conosciuto a quale evento.
Un'app per scansionare biglietti da visita (consigliata)
Un'app scanner è il modo più rapido per organizzare i biglietti da visita, qualunque sia il volume. Inquadra il biglietto con la fotocamera e tutti i campi vengono compilati; poi aggiungi un tag per l'evento e una breve nota o un memo vocale sulla conversazione.
Con ConnectMachine puoi anche salvare contatti da codici QR e QR di LinkedIn, esportare tutto in CSV e inviare i contatti al tuo CRM tramite Zapier. In seguito, invece di sfogliare i biglietti, chiedi all'AI Concierge "chi ho conosciuto alla fiera di marzo?". Scopri l'app per scansionare biglietti da visita oppure confronta le alternative tra le migliori app per scansionare biglietti da visita.
Cosa fare con i biglietti da visita dopo averli scansionati
Prima il follow-up, poi decidi cosa tenere. Invia un breve messaggio di follow-up entro 48 ore a chiunque tu voglia restare in contatto (ecco come fare follow-up dopo un evento di networking). Una volta scansionato e verificato un biglietto, puoi riciclarlo.
Conserva il biglietto cartaceo solo se ha appunti scritti a mano che vuoi tenere o un design che ti piace. Per tutti gli altri, il contatto digitale con le note è più utile del biglietto stesso.
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