La mejor forma de organizar tarjetas de visita es digitalizarlas en el mismo día en que las recibe, añadir una nota sobre dónde conoció a cada persona y guardarlas según cómo vaya a buscarlas después. Los sistemas en papel siguen sirviendo para colecciones pequeñas. Estos son cinco métodos y cómo elegir entre ellos.
Cinco formas de organizar tarjetas de visita
| Método | Ideal para | ¿Se puede buscar? | ¿Conserva el contexto? |
|---|---|---|---|
| 1. Archivador o tarjetero tipo álbum | Menos de 100 tarjetas que rara vez consulta | No | Solo si escribe en la tarjeta |
| 2. Caja de tarjetas ordenada de la A a la Z | Quien trabaja siempre desde su escritorio | Solo por nombre | Solo si escribe en la tarjeta |
| 3. Hoja de cálculo | Quien no tiene problema en introducir datos a mano | Sí | Si añade una columna de notas |
| 4. Contactos del móvil | Unas pocas tarjetas cada vez | Sí | Limitado |
| 5. App para escanear tarjetas de visita | Cualquiera que reciba tarjetas con frecuencia | Sí | Sí, con notas y etiquetas |
Un archivador o tarjetero tipo álbum
Las fundas de plástico transparente le permiten ver las dos caras de cada tarjeta. Agrúpelas por sector o por evento, y anote en el reverso la fecha y el lugar donde conoció a la persona antes de archivarla.
Inconveniente: un archivador no se puede buscar, y se queda en su escritorio justo cuando necesita un contacto estando fuera.
Una caja de tarjetas ordenada de la A a la Z
Un fichero rotatorio o una caja de tarjetas ordenada por apellido o empresa funciona si consulta los contactos desde su escritorio. Use separadores con pestañas para las categorías que más busca.
Inconveniente: solo puede buscar a las personas de una manera, y la caja pesa más cada año.
Una hoja de cálculo
Pase cada tarjeta a una hoja con columnas para nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, evento, fecha en que se conocieron y notas. Podrá ordenarla, filtrarla e importarla más adelante en un CRM.
Inconveniente: escribir cada tarjeta a mano es lento, y el trabajo se acumula enseguida después de un evento. Una app de escaneo puede rellenar la hoja por usted: vea cómo escanear tarjetas de visita a Excel.
Los contactos de su móvil
Añada cada tarjeta como contacto y use el campo de notas para indicar dónde conoció a la persona. Tanto iPhone como Android pueden extraer los datos de una foto, aunque con algo de esfuerzo.
Inconveniente: los contactos profesionales se mezclan con amigos y familia, y no hay una forma sencilla de ver a quién conoció en cada evento.
Una app para escanear tarjetas de visita (recomendado)
Una app de escaneo es la forma más rápida de organizar tarjetas de visita, tenga las que tenga. Apunte la cámara a la tarjeta y todos los campos se rellenan solos; después añada una etiqueta con el evento y una nota breve o una nota de voz sobre la conversación.
Con ConnectMachine también puede guardar contactos desde códigos QR y QR de LinkedIn, exportarlo todo a CSV y enviar los contactos a su CRM a través de Zapier. Más adelante, pregunte al AI Concierge «¿a quién conocí en la feria de marzo?» en lugar de repasar tarjetas una a una. Conozca la app para escanear tarjetas de visita o compare opciones en las mejores apps para escanear tarjetas de visita.
Qué hacer con las tarjetas de visita después de escanearlas
Primero haga el seguimiento y después decida qué conservar. Envíe un mensaje breve en las primeras 48 horas a quien quiera mantener el contacto (aquí tiene cómo hacer seguimiento después de un evento de networking). Una vez escaneada y revisada la tarjeta, puede reciclarla.
Guarde la tarjeta de papel solo si tiene anotaciones a mano que quiera conservar o un diseño que le guste. Para el resto, el contacto digital con sus notas es más útil que la propia tarjeta.
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Escanee tarjetas de papel y códigos QR, añada notas y exporte a CSV o a su CRM. El plan gratuito incluye 3 escaneos de tarjetas para que pueda probarlo, y el escáner masivo gratuito procesa un montón entero desde el navegador.
