Gestion de contacts pour avocats

Vous rencontrez des gens utiles en permanence : en formation continue, au palais, de l'autre côté d'une négociation, au déjeuner de la chambre de commerce que vous avez failli sécher. Vous récoltez leurs cartes, et vous comptez bien les garder.

Le difficile n'est jamais de les rencontrer. C'est de les retrouver. Un conflit d'intérêts survient, il faut confier un dossier familial à un confrère, vous savez parfaitement que la bonne personne existe, et le nom ne revient pas.

• Des cartes dans un tiroir, un vide-poche ou une boîte à la salle des archives.
• Des noms à moitié enregistrés entre un vieux téléphone et l'annuaire d'un cabinet que vous avez quitté.
• Des domaines d'intervention dont vous étiez sûr de vous souvenir.
• Aucun endroit unique où chercher : chaque dossier confié commence par un e-mail au groupe.

Y faire entrer quelqu'un prend quelques secondes, et rien ne dépend d'une soirée de saisie.

1. 1Numérisez une carte papier avec le scanner IA : il lit le nom, le cabinet, la fonction, l'e-mail et le téléphone, et conserve l'image de la carte.
2. 2Ou partagez votre carte par code QR, par lien ou en un geste, et laissez votre interlocuteur vous renvoyer ses coordonnées.
3. 3Étiquetez le contact par domaine d'intervention, par événement ou par dossier pour le retrouver ainsi plus tard.
4. 4Ajoutez une note écrite ou une note vocale tant que la conversation est fraîche.
5. 5Tout le monde atterrit dans une seule liste privée, consultable depuis votre téléphone.

Le scanner lit les cartes dans cinq langues et plus : les avocats étrangers et les confrères correspondants passent eux aussi proprement.

Un nom et un cabinet ne vous diront rien dans trois ans. C'est le contexte qui rend le contact précieux, et le moment de le consigner est juste après la conversation.

« Uniquement de la défense employeur en droit social, rien côté salarié. Nous a adressé le dossier Harding. Golf, pas déjeuner. Ne nous doit rien, nous lui devons un renvoi. » Voilà une note qui travaille. Elle vous dit qui appeler et comment ouvrir.

• Ce qu'ils pratiquent, et ce qu'ils ne prendront pas.
• Qui ils vous ont adressé, et qui vous leur avez adressé.
• Où vous vous êtes rencontrés et ce dont vous avez parlé.
• Tout ce qui reste en suspens d'un côté ou de l'autre.

Une fois les notes en place, le Concierge IA peut y répondre. Demandez qui vous a adressé les trois derniers dossiers, ou qui vous connaissez qui traite les malfaçons de construction, et la réponse revient avec des noms et le contexte que vous aviez consigné.

C'est toute la différence entre une liste de contacts et un réseau réellement utilisable quand le temps presse.

Les relations clients sont confidentielles et votre réseau de prescripteurs n'appartient qu'à vous. Vos contacts et vos notes vous sont privés : rien n'est publié, rien n'est partagé avec la personne que vous avez numérisée, et rien n'est visible pour quelqu'un à qui vous n'avez pas choisi de le montrer.

Exportez en CSV dès que vous voulez une copie, et les données partent avec vous.

Les avocats changent de cabinet. Une liste qui vit dans votre propre compte, plutôt que dans un annuaire dont vous perdez l'accès le dernier jour, est une liste que vous avez encore le premier jour du poste suivant.