Hay tres formas de imprimir gafetes para eventos. Imprimirlos usted mismo en tarjetas de cartulina microperforadas, desde unos $0.11 por gafete más los portagafetes. Encargarlos a una imprenta, entre $0.20 y $2 por gafete aproximadamente, con uno a cinco días hábiles más el envío. O imprimirlos durante el registro con una impresora térmica de etiquetas, que cuesta entre $240 y $1,400 más unos $0.11 por gafete en material.
Imprimir en casa conviene para eventos de menos de doscientas personas con una lista cerrada. Una imprenta conviene para eventos grandes que quieren gafetes plastificados o a todo color y pueden cerrar la lista con una semana de antelación. La impresión en el lugar es la única opción que resuelve a quienes llegan sin registro y los cambios de nombre de última hora, y muchos eventos la combinan con gafetes preimpresos.
Los precios siguientes provienen de páginas de proveedores consultadas en octubre de 2026. Cambian, así que tómelos como una referencia del orden de magnitud, no como una cotización.
Comparación de opciones de impresión de gafetes
| En casa | Imprenta o servicio en línea | En el lugar, durante el registro | |
|---|---|---|---|
| Costo por gafete | Unos $0.11 por tarjeta, más un portagafete | Entre $0.20 y $2 aproximadamente, según material y cantidad | Unos $0.11 en material térmico, más un portagafete |
| Costo inicial | Ninguno si ya tiene impresora | Ninguno, pero son comunes los pedidos mínimos de 25 a 100 | De $240 a $1,400 por una impresora |
| Plazo | El mismo día | De 1 a 5 días hábiles, más el envío | Segundos por gafete, el mismo día |
| Cambios de última hora y asistentes sin registro | Reimprimir una hoja | Hace falta un nuevo pedido o un gafete escrito a mano | Impresión al momento |
| Acabado | Cartulina en un portagafete transparente | Tarjeta plastificada, de PVC o a todo color | Etiquetas solo en negro, salvo que compre una impresora a color |
| Ideal para | Menos de unas 200 personas, lista cerrada | Eventos grandes, gafetes con marca | Asistentes sin registro, inscripción abierta, eventos recurrentes |
Imprimir gafetes para eventos en casa o en la oficina
Es la opción más barata. Necesita una impresora de inyección de tinta o láser, hojas de tarjetas para gafete perforadas o cartulina gruesa, y portagafetes transparentes.
- 1
Diseñe los gafetes
Suba su lista de asistentes al creador de gafetes para eventos. Crea un gafete por fila, con 6 por hoja US Letter o 4 por hoja A4 a 4 x 3 pulgadas, con marcas de corte.
- 2
Cargue el papel adecuado
Use cartulina de 160 a 250 g/m² (65 a 110 lb cover) para que los gafetes queden planos en el portagafete, u hojas de tarjetas microperforadas que se separan sin cortar.
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Imprima a tamaño real
En el cuadro de impresión elija Tamaño real o 100 por ciento, nunca Ajustar a la página. Un gafete reducido unos pocos puntos porcentuales bailará dentro del portagafete.
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Imprima una hoja de prueba
Compárela con un portagafete, escanee dos códigos QR con teléfonos distintos y luego imprima el lote completo.
Cuánto cuesta imprimir en casa
Los recambios de tarjetas Avery 5392, cartulina de 3 x 4 pulgadas con 6 por hoja, cuestan $32.99 por 300 en el sitio de Avery, unos $0.11 por tarjeta. Los portagafetes van aparte. Un paquete de 100 portagafetes Avery con cordones y tarjetas (74459) cuesta $46.99. La tinta es el costo oculto. Los encabezados a todo color en cada gafete consumen mucha más que un gafete blanco con una franja de color.
¿Trabaja con una hoja de cálculo? Cómo crear 100 etiquetas con nombre a partir de una hoja de cálculo explica el CSV de asistentes paso a paso, y etiquetas con nombre imprimibles trata las adhesivas.
Impresión de gafetes en una imprenta o servicio en línea
Una imprenta ofrece un acabado más limpio, con gafetes plastificados o de PVC y color a sangre, y le ahorra a su equipo una tarde separando perforaciones. Lo paga en precio por gafete y en plazo de entrega.
| Imprenta | Producto | Precio | Plazo |
|---|---|---|---|
| pc/nametag | Gafete plastificado de 4 x 3 in | $1.84 c/u en 100, $1.53 en 1,000 | De 3 a 5 días hábiles de producción |
| Eventgroove | Gafetes de papel, varios tamaños | Entre $0.19 y $0.78 c/u aprox., mínimo 50 | Envío en un máximo de 3 días hábiles |
| ID&C | Gafetes de PVC urgentes | $1.46 c/u de 25 a 250 | 3 días hábiles |
| Staples | Cordones y gafetes personalizados | Desde $1.29 c/u | Solo entrega a domicilio, plazo no indicado |
- Envíe un PDF. En el creador de gafetes, seleccione Print badges y elija Guardar como PDF. Pregunte a la imprenta si quiere marcas de corte y sangrado.
- Cierre la lista pronto. El tiempo de producción más el envío obligan a fijar la lista una semana o más antes del evento. Pida algunos gafetes en blanco para quienes lleguen sin registro.
- Compare el tamaño con sus portagafetes. Algunas imprentas ofrecen tamaños como 2.75 x 4 in o 3.5 x 5.5 in, que no caben en un portagafete estándar de 4 x 3 pulgadas. Nuestra guía de tamaños de gafetes recoge los tamaños estándar.
Impresión de gafetes en el lugar durante el registro
Imprimir en el lugar significa que cada gafete se imprime cuando el asistente se registra. Una configuración típica es una impresora térmica directa de etiquetas conectada a una app de registro. Las impresoras térmicas directas usan papel sensible al calor, así que no hay tinta ni cinta que comprar, pero la impresión es solo en negro.
| Artículo | Precio | Notas |
|---|---|---|
| Impresora de etiquetas Brother QL-820NWB | $239.99 en Brother | Compacta, imprime etiquetas adhesivas con nombre |
| Impresora térmica directa Zebra ZD621 | $1,373 en pc/nametag | Rápida, cortador integrado, sin soporte para macOS |
| Impresora a color Epson PM-400 | $600.20 en pc/nametag | Impresión de inyección a color para eventos pequeños y medianos |
| Material térmico directo para gafetes de 4 x 3 in | $54 por 500 | Unos $0.11 por gafete, cabe en portagafetes de 4 x 3 in |
El costo del gafete es bajo. Los costos reales son la impresora, una laptop o tableta para el registro, alguien capacitado para resolver un atasco de papel con la fila creciendo y material de repuesto. Haga una prueba de impresión completa el día anterior.
La opción híbrida que acaban usando la mayoría de los eventos
Los proveedores de gafetes describen el mismo patrón. Billy's Badges considera que la opción híbrida es la configuración más común: preimprimir los gafetes de todos los registrados y luego imprimir en el lugar los de quienes llegan sin registro y las correcciones.
- Preimprima la lista de registrados en casa o en una imprenta, ordenada por apellido para que el mostrador de registro encuentre los gafetes rápido.
- Tenga una impresora de etiquetas pequeña en el mostrador para quienes llegan sin registro, errores de ortografía y cambios de puesto.
- Si no tiene impresora en el lugar, lleve gafetes en blanco y un marcador grueso. Un gafete escrito a mano con buena letra es mejor que uno impreso con errores.
Portagafetes y cordones
Presupueste los portagafetes por separado. pc/nametag ofrece su portagafete transparente de 4 x 3 pulgadas con ranura a entre $0.14 y $0.30 por unidad según la cantidad, con un pedido mínimo de 100. Los portagafetes se nombran por la tarjeta que admiten, así que pida portagafetes y gafetes del mismo tamaño a la vez y compruebe si cuelgan en horizontal o en vertical.
Las etiquetas adhesivas con nombre no necesitan portagafetes. Para un meetup informal, una hoja de etiquetas adhesivas de 3.5 x 2.25 pulgadas es más barata y rápida que los cordones.
Errores de impresión de gafetes que debe evitar
- Imprimir con Ajustar a la página activado, de modo que los gafetes salen unos puntos porcentuales más pequeños
- Pedir portagafetes y gafetes por separado y descubrir que la orientación no coincide
- Usar papel brillante bajo las luces intensas del recinto, lo que dificulta escanear los códigos QR
- Un nombre demasiado pequeño para leerse a dos metros
- Cerrar la lista con una imprenta sin un plan para quienes lleguen sin registro
- Imprimir el lote completo sin una hoja de prueba
El creador de gafetes gratuito se encarga del diseño, las marcas de corte y un código QR en cada gafete que guarda el contacto del asistente. Su lista de asistentes se queda en su navegador y nunca se sube.
